轉載自9月份「經理人月刊」
【整理.撰文/文及元、齊立文】

數學不好的人,數字能力就不好嗎?對數字敏感的人,成本掌控能力就一流嗎?雖然答案未必是肯定的,但想在工作上事半功倍,就必須養成對數字敏感的20個好習慣。

每每說到數字,人們下意識地就會說:「我數學最爛了!」而既然數學很爛,顯然也就不會懂得太艱深的數學公式或原理,更別說是怎麼應用了。所以,我們或許可以說,數學爛的人就無法將太高深的數學用在職場上,但有沒有另一種可能的狀況是:商場上所用到的數學,其實都不會很難,有專家說是不會超過高中數學程度;也有人說,只要會加減乘除即可。

這很容易得到驗證,因為我們很少聽到什麼經營之神是數學家,反倒經常聽到沒讀過什麼書的傑出企業人士,對於財報數字瞭若指掌。

在工作場合裡,我們會看到很多數字,但是我們不見得要計算這些數字,重點是對於數字要有一種「感覺」。感覺也許還是太過抽象,具體一點地說,就是要在心中對於數字所反映出來的真實,依據自己的專業與經驗,建立起一套評斷的標準,然後據以做出行動。

以下這20個數字力,不只是觀念,更要養成一種習慣。如果在逐一檢視之下,你發現自己已經多半具備,那恭喜你堪稱「數字達人」,但如果發現自己缺了很多項,也不要覺得自己是「數字白癡」,因為它們都不難學會。

1. 體認數字的重要性
「在商業世界裡,數字非常重要。」這句話看似抽象,卻很真切。數字就像是體檢表,是行動的結果和評量的工具;數字也像是儀表板,可以指引方向和預測未來。

2. 養成凡事附上數據與參考資料的習慣
數字是溝通、說服及談判的重要依據。例如,如果你想建請增加設備,但是多次呈報申請書卻都未經核可。可試著加上「增加投資設備,可達到總費用節省多少錢的結果」,讓數字為你說話,或許就能提高通過的機率。

3. 在評估或分析任何情況時,都試著將其數字化
簡單明瞭的數字,十分有助於記錄、資訊傳達、比較檢討及分析等商業行為。這就像是學習做一個「重視金額」的人,凡事不以感情(感覺、印象、善惡)做判斷,而是以「金額」「數字」「比率」做為衡量的尺度。例如,如果認為舉辦宣傳活動可提升產品知名度,那就試著將「知名度」換算成「金額」。

4. 將PDCA循環應用在工作上
在採取任何行動前,都要擬定計畫(Plan),然後實際執行(Do),接著再檢核(Check)結果與計畫之間的落差,做為修正行動(Action)的參考。

5. 經常以矩陣圖思考問題
面臨錯綜複雜的問題時,可以矩陣圖加以展開,從中可發掘出未曾發現的問題點,然後再依據問題點的急迫性與重要性,研擬對策。

6. 有時間觀念
假設A公司1小時能處理1單位的工作量,B公司則是1小時10單位,這個10倍的差異,可換算成B公司1年處理的工作量,A公司得耗時10年。時間既可以換算成金錢、效率,更速度的展現。因此,有數字力的人不會虛度光陰,也會守時、守信用。

7. 有效運用資金
要發揮金錢的價值,就必須在使用金錢之前,預測效果或效益如何,使用之後更要詳細確認。在日常生活中,養成大小事情都必以「損益計算」的方式來思考。

8. 養成計算「合計值」的習慣
許多人都有類似經驗,那就是錯誤的數字往往像滾雪球一般,進貨量、銷售量或庫存量的登記,有時候是一個項目出錯,就連帶一直錯下去一樣。因此,對於圖表內的數字或金額,習慣性地進行加總,方便於在做整體控管時,能夠依重要程度判定優先順序。

9. 將所有目標都數據化
日產汽車(Nissan)執行長卡洛斯‧高恩(Carlos Ghosn)曾說:「無法數據化的目標,我無法執行。」有時候,組織的願景或任務,都是較為抽象的,因此要落實為具體的數字,才能執行與評量。
例如,可將「拓展人脈」這項目標,轉化為「每個月與人交換30張名片,而且日後與其中5位保持聯繫」;或是將「加強廣告活動」轉化為「向15家媒體宣傳,達到8家確實刊載」。
有時候,如果目標較為遠大,則為了讓目標具體可行,最好能將目標區分為近程、中程和長程三階段,然後再決定每一段時期要達成的目標。這個過程就是所謂的「倒算力」,亦即為了達成遠程的目標,往回推算中程、近程應該做什麼,甚至近到這個月、這星期或現在就該做什麼,做為達成目標的查核點。

10. 追究數字出錯的原因
數字出錯時,不是更正即可,更要探究導致錯誤的原因,並且提出預防過失再度發生的對策。

11. 保留數字修正的紀錄
將錯誤的數字更正後,仍要保留原本(錯誤)的數字,一方面可供日後檢視修正過程的原委,另一方面可做為重要的檢核點,因為修正過的數字,仍有可能出錯,因此「修改紀錄」可做為審慎計算的重要提醒。

12. 隨時掌握最新的數據
過時的數據不但沒有意義,甚至會造成誤導,因此一定要迅速、正確地處理資料,隨時將數字的紀錄更新成最新的資料。

13. 數字是兩面刃
數字固然是溝通與說服的利器,但是若惡意扭曲,則會成為欺詐的工具。許多企業弊案就是起因自竄改財報數字,試圖欺騙視聽。

14. 計算會議成本,檢視費用與成果之間的關係
英特爾(Intel)董事長安迪‧葛洛夫(Andy Grove)曾以「經理人的時薪 × 會議時數」計算會議的成本,藉以說明會議的召開必須有效率和具體成果,否則就是浪費人力與資源。換言之,與會者的位階愈高、人數愈多、時數愈常,則會議的成本就愈高。因此,若會議成本低於回收成果,就沒有開會的必要。

15. 計算公司各部門的成本開銷
這是一種「磨練經營感覺」的好方法,因為無論是各行各業,以及組織內的各個部門,都要做成本控管。成本可以決定產品售價(成本+利潤=售價),而透過成本內容的分析,則有助於了解哪些項目成本過高或效率不彰。

16. 了解公司的基本損益構造,並且知道問題所在
會計的最基本原則就是簡單的減法:利潤(損失)=營業額-費用;現金=收入-支出。懂得了這個簡單的算式,就可以感覺與現實的之間差異,同時找到企業為何虧損的關鍵。企業想提升利潤,唯一的方法就是增加收入、減少費用,但如果二者相減之後為負,就會出現虧損。
這樣雖然簡化了公司的損益構造,但是卻可以做為思考問題的起點和線索。例如,如果公司都沒賺錢,但還是會產生費用,那為了不讓損失擴大,可以減少哪些開銷,進而構思對策與採取行動。

17. 制訂重大投資的決策時,能評估效益和風險
無論是設備投資或其他金額龐大的投資計畫,在預估收益和現金流量時,至少都要估計出樂觀與悲觀的情勢,而且最後在做判斷時,通常是依據悲觀的案子做決定,亦即有做好面對失敗的準備(最大的損失就是這個程度)。

18. 從經營者的角度分析公司的財務報表
不只是看懂各類財務指標而已,還要能夠看出背後的管理意涵,找出公司的優勢與弱點。此外,也要盡可能掌握同業競爭者及其他產業的財務報表上的經營要點。
看懂財報的基本技巧是,財報不要用「讀」的,而用「找」的方式,亦即立刻找出財報中有問題的關鍵數字。
最重要的則是「比較」,因為比較與競爭是一體兩面的事,因此不但要比較公司過去一年的財報資料中,什麼數字攀升或驟跌,也要比較同業競爭者或其他行業在財報上顯現的重要數字。

19. 對於公司的稅務有基本的認識
我們對於自己的所得當中,有哪些可以減稅或不用報稅都會斤斤計較,對於公司也要抱持同樣的心態。比方說,如果你知道超過一定金額的交際費用,就無法在稅法上被視為是經費,那麼在使用交際費時,就要有如同花了帳單上1.5倍金額的自覺。

20. 數字不是絕對的
數字是決算或預估的數值或假設,但不是絕對的標準。例如,我們現在都已經知道智商高的人,不見得就會是傑出的工作者,我們還要將其他的人格特質納入考量。因此,真正有數字力的人,不是將數字的力量無限上綱,反而是更懂得數字有其限制。
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四季

FourSeasons' Capriccio

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