轉載自9月份「經理人月刊」
【整理.撰文/齊立文】 

數字的表象只是一道門,必須穿透它,才能抵達要去的地方。所謂的「數字」,往往和常識比較有關,而且通常不會超過高中程度以上的數學。重要的是,應用你的專業知識和經驗,解開數字背後的意義,做出正確的決策。 
觀賞棒球比賽時,我們總會看到許多統計數字,並據以評斷球員的表現優劣。這些數字不用觀眾計算,就會自動出現在電視螢幕上,比方說,王建民的投手自責分率、鈴木一朗的打擊率。 如果是球迷或專家,就會知道這些數字代表什麼意義,也會知道球員的表現要用多個數字去綜合評估,不能單看一個數字。

商場上也是如此,數字無所不在,而且多半都是用簡單的比率呈現。你或許知道數字是怎麼算出來的,甚至自己也會算,但就算你不知道、不會算也沒關係,因為總會有精密工具或專業人士,幫你做算術的工作。

身為職場上專業經理人的你,你的工作是什麼?就是應用你的專業知識和經驗,解開數字背後的意義,做出正確的決策。

養成好的數字習慣

《管理是什麼》一書指出,哈佛商學院學生在入學第一年,都要閱讀一篇名為〈如何不迷失在數字中〉(How to Avoid Getting Lost in the Numbers)的文章。文長只有5頁,對象是在進行個案分析時,對自己處理數字的能力不太有把握的學生。

文中指出,處理數字的能力並非與生俱來,而是一種取徑或方法(approach),最重要的是如何拆解(attack)數字,讀出數字的意義。有些分析師將這樣的過程描述為「嚴刑拷打資料,直到它們招認為止」。

數字的表象只是一道門,必須穿透它,才能抵達要去的地方。據說,很多哈佛MBA學生在讀過文章後,都會很驚訝地發現,原來所謂的「數字」,往往和常識比較有關,而且通常不會超過高中程度以上的數學。重要的是要能看出數字的意義,而非玩弄分割數字的遊戲。

該文提出了一些基本觀念和實用技巧,以協助讀者建立起良好的數字習慣。

在拿起計算機之前,先問自己為什麼要計算數字,又會如何詮釋計算出來的結果。如果確認計算是有必要的,或許可先憑直覺或經驗去猜測答案。得出答案後,接著再追問:計算結果有何意義或隱藏意涵?得出的數字是好是壞?若計算結果違反猜測和直覺,令人訝異,很可能就是值得進一步思索的訊息。

進行計算工作時,一定要放慢速度,盡可能在紙上記下所有重要的「運算步驟」,以及每個數字的「單位」。此外,最好還能為每一個步驟都設定標題,提醒自己是在「計算什麼」。

例如,若是只在紙上寫下15÷3=5,往後再看這道算式時,可能就會看不懂。反之,若是註明單位,改寫成「每天15個零件/3名工人=1個工人1天生產5個零件」,則日後再讀取時,可立即得知計算目的。若是運算過程不只一道,最好能有耐心地寫明計算過程,並加上註解:
計算每周產能
(1個工人1天生5個零件)×(3個工人)=每天15個零件
(1天15個零件)×(每周6個工作天)=每周90個零件
計算目前的產能利用率
目前實際產出=每周60個零件
產能=每星期90個零件
產能利用率=60÷90=0.67=產能的67%;或是
未被利用產能=每周30個零件
得出產能利用率是67%之後,接著還要針對計算結果,寫下對於數字的歸納或詮釋,以進一步追問數字的意義。

例如,「在不觸及產能最大極限的情況下,實際產出還有一些成長空間」、「在不擴充產能的情況下,目前產出還可增加50%」、「如果實際產出還有成長空間,那是多大的成長空間?」或是「如果要將既有產出擴增50%,會造成額外的成本支出嗎?」。

簡單的計算,還要寫下每一個步驟,看來似乎有點蠢。然而,這種層層推演的陳述與計算方式,確實能讓數字的計算,產生出意義。有些動作或習慣,雖然基本,卻很重要。

了解數字所代表的意義

如前所述,在計算前,一定要先問自己為什麼要計算。至於讓你知道應該做什麼計算的,並非算數能力的優劣,而是在面對數字或商業情境時,你所能展現的理解力、判斷力和管理能力。

以公司的過去和同業的表現為師

在詮釋計算結果時,有相當部分是取決於商業知識和經驗的不斷累積,如此才能在看到某個數字或比率時,判斷數字對公司是好是壞,或無關緊要。優秀的經理人會針對某些數字,尤其是有標準化運算方式的數字,建立起一個合理的數值範圍或期待,以引發有意義的行為。一旦數字出乎意料或超出合理數值,就可以採取適當的行動。

1:賈伯斯為什麼沮喪?
雖然蘋果(Apple)在個人電腦市場的占有率很小,但是在中小學及大學的銷售量,蘋果長久以來都是領導者。1999年,蘋果執行長史帝夫‧賈伯斯(Steve Jobs)拿到了一個數字:蘋果的個人電腦在中小學的市場占有率為12.5%。對此,賈伯斯感到很沮喪。

表面的數字:蘋果電腦1999年在中小學及大學的市占率為12.5%。

數字背後的意義:蘋果電腦1998年在中小學及大學的市占率為14.6%,一年間下滑了近2個百分比;反觀競爭對手戴爾電腦(Dell),其在1999年的市占率為15.1%,超
越了蘋果,成為領先者。

如果你是賈伯斯,在看到今年的市占率時,你先是要知道蘋果去年的市占率,還要知道主要競爭對手戴爾的市占率,交相對照之後,你看到的是將會一個必須設法扭轉的趨勢。

由此也可得知,有些數字,若是單獨分開來看,是沒有意義的,但若是與其他背景資料一起對照,或是與另一個(組)數字進行比較,就可以讀出意義、找出問題。

2:全世界最快的協和噴射客機為何無限期停飛?
2000年7月25日,法國航空(Air France)的協和號客機(Concorde)在起飛不久,由於一個輪子爆胎,並且撞擊到飛機油箱而發生爆炸,造成113人死亡。這是協和號這款超音速噴射飛機,31年來首次發生死亡事故,但事發幾天後,飛機製造商空中巴士(Airbus)便宣布協和號客機無限期停飛(協和號客機曾於2001年11月7日復航,但因載客量不佳,於2003年10月之後退休)。

表面的數字:死亡空難前,協和號只發生過3起輪胎脫落意外,其間毫無關連,也從未造成墜機事件。

數字背後的意義:若將協和號的「事故發生次數」和「飛航次數」做比較,則飛機數量和飛航班次均少的協和號客機,失事率高得驚人。若再將這個失事率用到美國的航空業上,相當於一天發生一起嚴重的爆胎事件,並導致碎片飛進機身或引擎當中。1天1件爆胎事件!這就是協和號被禁飛的原因。



創作者介紹
創作者 四季 的頭像
四季

FourSeasons' Capriccio

四季 發表在 痞客邦 留言(2) 人氣()